בניית בסיס ידע/FAQ מתוך היסטוריית הפניות

1. ייצאו מהמייל/מערכת הטיקטים קובץ (CSV או PDF) של 100–300 פניות אחרונות עם התשובות. אם אין ייצוא מסודר — גם העתקה של שרשורי מייל לקובץ Word אחד עובדת.

2. צרו Project חדש בשם "בניית FAQ" — אותם שלבים כמו בפתרון "מאגר מרכזייה", שלבים 1–3 (claude.ai → Projects → + New project → שם → Create project). באזור Project knowledge העלו את קובץ הפניות (+ → Upload from device).

3. פתחו שיחה בפרויקט והדביקו מילה-במילה:

      קרא את כל הפניות והתשובות בקובץ. אתר את 25 השאלות שחוזרות הכי הרבה. לכל אחת כתוב: (1) ניסוח השאלה כפי שלקוח היה שואל, (2) תשובה אחידה ומאושרת בעברית של 2–4 שורות, (3) קטגוריה (חיובים / טכני / משלוחים / מדיניות / כללי). הצג כטבלה. סמן ב-[לאמת] כל תשובה שבה יש סתירה בין פניות שונות.

4. עברו על הטבלה עם בעל התחום, הכריעו בפריטי ה-[לאמת], והעלו את הגרסה המאושרת כקובץ ידע לפרויקט "שירות לקוחות – תשובות" (הפתרון הראשון) — כך המרכזייה מתעדכנת.

5. טריגר: ידני — פעם ברבעון או אחרי שינוי מוצר/מדיניות משמעותי.

6. סימן הצלחה: מסמך FAQ אחד מסודר עם 25 שאלות שאפשר לתת לעובד חדש ולהעלות כמקור אמת ל-Project התשובות.

נתקעת?

• קובץ הייצוא גדול מדי ולא עולה? פצלו לשניים-שלושה קבצים (למשל לפי חודשים) והעלו את כולם — Claude יקרא את כולם יחד.
• השאלות שזוהו לא באמת הנפוצות? ציינו בצ'אט: "התעלם מפניות ספאם ומפניות פנימיות" או הגדירו מה נחשב פנייה.
• התשובות בטבלה כלליות מדי? בקשו: "בסס כל תשובה על התשובה האמיתית שניתנה בקובץ, לא על ידע כללי".