בדיקת חשבוניות ספקים חודשית עם Cowork

1. הקמה חד-פעמית — אפליקציית Claude למחשב: גלוש אל claude.ai/download והורד את אפליקציית Claude למחשב (Windows או Mac). התקן כמו כל תוכנה (הפעל את הקובץ שהורד → Next → Install). פתח את האפליקציה והתחבר עם אותו חשבון claude.ai (נדרש מנוי Pro או Max).

2. צור במחשב תיקייה בשם חשבוניות ספקים ושמור בתוכה את החשבוניות והמחירונים מהחודשים האחרונים (סריקות, צילומים או PDF שהספקים שולחים בוואטסאפ/מייל — מעבירים למחשב ושומרים בתיקייה).

3. באפליקציית Claude למחשב בחר במצב Cowork (לשונית/כפתור במסך הראשי).

4. בחר את התיקייה חשבוניות ספקים. לחץ Allow (אשר) כשמתבקש אישור גישה.

5. הדבק בתיבת המשימה את הפרומפט הבא ושלח:

      בתיקייה הזו יש חשבוניות ומחירונים מהספקים של המסעדה שלי מהחודשים האחרונים. עבור על כל הקבצים והפק קובץ Excel בשם "מעקב מחירי ספקים" עם שלושה גיליונות: (1) "מחירים" — שורה לכל פריט, עמודות: ספק, מחיר ליחידה בכל חודש שמופיע בחשבוניות; (2) "התייקרויות" — כל פריט שהמחיר שלו עלה ביותר מ-10% בתקופה, עם המחיר הישן, החדש ואחוז העלייה; (3) "סיכום" — חמש ההתייקרויות הכואבות ביותר, ופריטים שכדאי לבדוק להם ספק חלופי. אם קובץ לא קריא — דלג עליו ורשום את שמו ברשימת "לא נקרא" בגיליון הסיכום. אל תמציא מחיר שלא מופיע במסמכים.

6. Claude יעבוד לבד — אפשר לעקוב אחרי ההתקדמות על המסך, והוא ישאל אם ייתקע. בסיום, קובץ ה-Excel נשמר בתוך התיקייה — פתח ובדוק אותו.

7. הטריגר: ידני — פעם בחודש, למשל ב-1 לחודש אחרי שכל החשבוניות בתיקייה.

8. בדיקה ראשונה: בדוק מדגמית 5 מחירים בגיליון "מחירים" מול החשבוניות המקוריות — אם כולם נכונים, אפשר לסמוך על התמונה הכללית.

9. סימן ההצלחה: פעם בחודש, תוך רבע שעה של הכנה, יש לך תמונה מלאה של מי התייקר וכמה — במקום לגלות בסוף השנה אצל רואה החשבון.

נתקעת?

• לא מוצא את מצב Cowork? ודא שהאפליקציה מעודכנת ושאתה מחובר עם חשבון במנוי Pro או Max.
• הרבה קבצים ברשימת "לא נקרא"? אלה כנראה צילומים מטושטשים — צלם חשבוניות ישר מעל, או בקש מהספקים לשלוח PDF במקום תמונה.
• אותו פריט מופיע בכמה שורות בשמות שונים ("עגבניה" / "עגבניות מעולה")? כתוב ל-Claude ב-Cowork: "אחד פריטים זהים עם שמות שונים לשורה אחת" והרץ שוב.