מחלץ חשבוניות ספקים לטבלה מובנית

1. פתחו דפדפן וגלשו אל claude.ai. אם אין לכם חשבון — לחצו Sign up, בחרו "Continue with Google" והתחברו עם חשבון הגוגל שלכם. אם יש — התחברו. אחרי ההתחברות רואים מסך צ'אט עם תיבת הקלדה במרכז.

2. בסרגל הצד השמאלי לחצו על Projects (אם הסרגל מכווץ — לחצו על סמל שלושת הקווים למעלה משמאל כדי לפתוח אותו).

3. לחצו על הכפתור + New project (למעלה מימין).

4. בחלון שנפתח הקלידו את השם "קליטת חשבוניות ספקים" ולחצו Create project. נפתח מסך הפרויקט: תיבת צ'אט במרכז, ובצד פאנל עם האזורים Memory, Instructions ו-Files.

5. הכנה חד-פעמית: צרו במחשב קובץ אחד (Word/Excel/טקסט) עם רשימת כרטיסי ההוצאה שלכם (שם הכרטיס + מה נכנס אליו במילה-שתיים) ורשימת הספקים הקבועים עם הסיווג הרגיל שלהם.

6. בפאנל הצד לחצו על סמל + שליד Files ("Add PDFs, documents, or other text"), ובחרו את הקובץ מהמחשב. הוא יופיע ברשימת הקבצים. (בגרסאות ישנות של הממשק האזור נקרא "Project knowledge" — אותו דבר.)

7. בפאנל הצד לחצו על סמל + שליד Instructions ("Add instructions to tailor Claude's responses"; בגרסאות ישנות זה נקרא "Set project instructions"). נפתחת תיבת טקסט — הדביקו לתוכה מילה-במילה את הפרומפט הבא ולחצו Save: "אתה עוזר להנהלת חשבונות בישראל. לכל חשבונית שאצרף (PDF, תמונה או טקסט) חלץ את השדות הבאים והחזר אותם כשורה בטבלת Markdown, בעמודות בסדר הזה: שם ספק | מספר עוסק/ח.פ | מספר חשבונית | תאריך | סכום לפני מע"מ | אחוז מע"מ | סכום מע"מ | סה"כ לתשלום | מטבע | כרטיס הוצאה מוצע. את כרטיס ההוצאה בחר אך ורק מתוך הרשימה שבידע הפרויקט. אם שדה חסר או לא ברור כתוב בו [לבדוק] ואל תנחש. אל תבצע חישובים מחדש — העתק את הסכומים כפי שמופיעים במסמך. בסוף כל שורה, אם סה"כ אינו שווה לסכום-לפני-מע"מ ועוד המע"מ, הוסף הערה '⚠ אי-התאמת סכום'."

8. בדיקה ראשונה: גררו לתיבת הצ'אט 3–5 חשבוניות שכבר הזנתם בעבר וכתבו "חלץ את החשבוניות המצורפות". השוו את הטבלה שהתקבלה מול מה שהזנתם ידנית — שדה-שדה.

9. שגרה קבועה: בכל פעם שמצטברות חשבוניות — claude.ai → Projects → "קליטת חשבוניות ספקים" → צ'אט חדש → גרירת אצווה (עד ~10 בכל פעם) → העתקת הטבלה לאקסל/לתוכנת ההנה"ח אחרי אימות.

נתקעת?

• קובץ לא עולה? בדקו שהוא קטן מ~30MB ואינו מוגן בסיסמה. צילום מטושטש מוואטסאפ — בקשו מהספק PDF מקורי, או צלמו מחדש באור טוב.
• הסיווג לכרטיס הוצאה שגוי באופן עקבי? עדכנו את קובץ הרשימה ב-Files (מחקו את הישן והעלו מעודכן) והוסיפו לספק הזה שורת "סיווג קבוע".
• Claude "מחשב" סכומים במקום להעתיק? כתבו בצ'אט "העתק את הסכומים בדיוק כפי שמופיעים, בלי לחשב" — ואם זה חוזר, חדדו את ההנחיות.
• הטבלה נשברת כשמעלים הרבה קבצים? עבדו באצוות קטנות יותר (5–8 חשבוניות לצ'אט).