דוח שבועי אוטומטי על קיום הסדרי שהות

1. ודא שביצעת את ההכנה החד-פעמית של Make ומפתח ה-API (ראה פתרון "עדכון סטטוס יזום שבועי", שלבים 1–2).

2. גלוש אל forms.google.com וצור טופס חדש בשם ניטרלי ("יומן מפגשים") עם השדות: תאריך המפגש המתוכנן, האם התקיים (כן / לא / חלקי), איחור בדקות, הערה קצרה. פרטיות: בלי שמות ילדים בטופס — מספר תיק בלבד. בלשונית התשובות של הטופס בחר לקשר את התשובות ל-Google Sheets — כל מילוי נשמר כשורה בגיליון. שלח את קישור הטופס ללקוח עם בקשה למלא אחרי כל מפגש מתוכנן.

3. ב-Make צור תרחיש חדש: מודול Google Sheets → Search Rows על גיליון התשובות (החיבור לגוגל כבר שמור — בחר מהרשימה).

4. הוסף מודול Anthropic Claude → Create a Message (בחר את החיבור הקיים). Model: Sonnet העדכני; Max Tokens: 1000. בשדה הפרומפט הדבק, שלב את שדות הגיליון מהחלון הצבעוני, ומאותו חלון (לשונית פונקציות התאריך) הכנס את משתנה התאריך הנוכחי (now או בשם דומה) לשורת "התאריך היום":

      קיבלת דיווחים על הסדרי שהות בתיק משמורת: תאריך המפגש המתוכנן, האם התקיים, איחור בדקות, הערה. התאריך היום: [שלב כאן את התאריך הנוכחי]. התייחס רק לדיווחים משבעת הימים האחרונים. הפק לעורך הדין סיכום עובדתי: (1) טבלת השבוע; (2) שורת סיכום — כמה מפגשים תוכננו, כמה התקיימו, כמה בוטלו, כמה איחורים מעל 30 דקות; (3) אם עולה דפוס חוזר (למשל איחור קבוע ביום מסוים) — ציין אותו כעובדה מספרית בלבד, בלי פרשנות משפטית ובלי מילים שיפוטיות. פתח בשורה: "ריכוז עובדתי פנימי — לבדיקת עורך הדין."

5. הוסף מודול Gmail → Send an Email אליך, עם השדה Text בגוף המייל.

6. בדיקה ראשונה: מלא את הטופס 3 פעמים (כולל דיווח "לא התקיים" אחד), לחץ Run once וודא שהסיכום סופר נכון.

7. הפעלה קבועה (הטריגר מתוזמן): סמל השעון על המודול הראשון → פעם בשבוע, ראשון 08:00 → מתג Scheduling ל-ON.

8. סימן ההצלחה: כל ראשון בבוקר ממתין דוח עובדתי ממוספר — וכשמגיע הרגע לבקש אכיפה, יש חודשים של תיעוד רציף במקום שחזור מהזיכרון.

נתקעת?

• הלקוח ממלא רק כשמשהו רע קורה? הסבר שגם "התקיים בזמן" חשוב — תיעוד חד-צדדי של הפרות בלבד שווה פחות.
• הסיכום כולל דיווחים ישנים? ודא שמשתנה התאריך הנוכחי אכן שולב בפרומפט ושעמודת התאריך בפורמט אחיד (שדה תאריך בטופס פותר זאת).
• שגיאות 401/credit/תזמון? ראה "אם משהו לא עובד" בפתרון "עדכון סטטוס יזום שבועי".