תזכורות מעקב אחרי אונבורדינג

1. אם עדיין לא ביצעתם את ההכנה החד-פעמית (חשבון Make + מפתח API של Anthropic) — בצעו קודם את שלבים 1–4 מהפתרון "אוטומציית תיאום ותזכורות ראיונות". אם כבר יש לכם — ממשיכים ישר.

2. פתחו גיליון Google Sheets חדש (גלשו אל sheets.google.com → Blank) בשם "מעקב אונבורדינג", עם עמודות: שם העובד, תפקיד, מייל המנהל, שם המנהל, תאריך תחילה. הוסיפו שלוש עמודות נוספות: "בדיקת 30", "בדיקת 60", "בדיקת 90" — ובשורה הראשונה של כל אחת כתבו נוסחה שמחשבת את התאריך, למשל בעמודת "בדיקת 30": =E2+30 (כאשר E היא עמודת תאריך התחילה). כך הגיליון מחשב לבד את מועדי הבדיקה, וכל עובד חדש = שורה חדשה.

3. ב-Make לחצו + Create a new scenario → לחצו על עיגול ה-+ → חפשו Google Sheets ובחרו Search Rows. חברו את חשבון Google (Create a connection → Allow) ובחרו את הגיליון "מעקב אונבורדינג". בהגדרת החיפוש (Filter) הגדירו תנאי: אחת מעמודות הבדיקה (30/60/90) שווה לתאריך של היום — כך התרחיש מוצא רק את מי שהגיע לאבן דרך היום.

4. הוסיפו מודול Anthropic Claude → Create a Message (החיבור עם המפתח כבר שמור מהתרחיש הקודם — בחרו אותו מהרשימה). Model: Sonnet העדכני, Max Tokens: 2000. בשדה הפרומפט הדביקו מילה-במילה, והחליפו כל {{...}} בשדה הצבעוני המתאים מהגיליון:

      נסח מייל תזכורת קצר למנהל/ת על נקודת בדיקה באונבורדינג. פרטים: עובד {{שם}}, מנהל {{מנהל}}, שלב {{30/60/90}} יום, תפקיד {{תפקיד}}. המייל יזכיר שהגיע מועד שיחת המשוב, יציע 3 שאלות מנחות לשיחה (מה עובד, מה תקוע, מה חסר לו), ויבקש לעדכן את ה-HR לאחר השיחה. עד 100 מילים, בעברית, טון תומך.

5. הוסיפו מודול Gmail → Send an Email: בנמען מפו את עמודת "מייל המנהל", בנושא כתבו "תזכורת שיחת קליטה", ובגוף הכניסו את שדה Text ממודול Claude.

6. לחצו על סמל השעון שעל המודול הראשון והגדירו ריצה יומית (למשל Every day at 08:00). לחצו Run once לבדיקה: הזינו בגיליון שורת ניסיון שבה "בדיקת 30" היא התאריך של היום, וודאו שהגיע מייל. לבסוף העבירו את מתג Scheduling ל-ON.

7. טריגר: מתוזמן — ריצה יומית שתופסת כל עובד שהגיע היום ל-30/60/90 יום.

8. סימן הצלחה: המנהל מקבל אוטומטית תזכורת עם שאלות מנחות בכל אבן דרך, ואף שיחת משוב לא נשמטת.

נתקעת?

• לא נשלח מייל ביום שאמור? לחצו על בועת מודול ה-Search Rows אחרי Run once — אם חזרו 0 שורות, בדקו שפורמט התאריך בגיליון זהה לפורמט שבתנאי הסינון.
• שגיאה 401 במודול Claude — המפתח לא נבחר/שגוי; בחרו את החיבור הקיים או צרו מפתח חדש.
• המייל מגיע עם שדות ריקים? ודאו שכל שורה בגיליון מלאה, ושמיפוי השדות הצבעוניים מצביע על העמודות הנכונות.
• התרחיש לא רץ בכלל — ודאו שמתג Scheduling ירוק (ON).