מנהל שרשרת אישורי הזמנות עם תזכורות
המדריך המלא כטקסט רציף
למה הפתרון הזה: ה"זמן המת" הוא בהמתנה ובתזכורות ידניות למאשרים — תרחיש אוטומציה שולח בקשות אישור ומזכיר מעצמו כל יום עד שמתקבלת תשובה, בלי שתצטרך לזכור מי עוד לא ענה.
-
אם עוד לא ביצעת את ההכנה החד-פעמית (חשבון Make) — בצע אותה כמתואר בפתרון "מרכז חוזים עם התראות תפוגה". מפתח API אינו נדרש לפתרון זה.
-
צור גיליון Google Sheets בשם "בקשות אישור הזמנה" עם העמודות: מספר בקשה, תאריך בקשה, ספק, סכום, מחלקה, מייל המאשר, סטטוס. בעמודת סטטוס כותבים "ממתין" בכל בקשה חדשה, ומעדכנים ל"אושר"/"נדחה" כשמתקבלת תשובה.
-
תרחיש א' — שליחת בקשת אישור: ב-Make לחץ + Create a new scenario → לחץ על העיגול עם ה-+ → חפש Google Sheets ובחר Watch Rows (זיהוי שורות חדשות; ה"טריגר" — האירוע שמפעיל את התרחיש). החיבור לגוגל כבר קיים מהתרחיש הקודם — בחר אותו. בחר את הגיליון "בקשות אישור הזמנה".
-
הוסף מודול Gmail → Send an Email. בשדה To לחץ ובחר את השדה הצבעוני מייל המאשר (כך המייל נשלח למאשר הנכון לפי הגיליון). בגוף המייל הדבק, ושלב את השדות הצבעוניים במקומות הסוגריים: "בקשת אישור הזמנה מספר [מספר בקשה]: ספק [ספק], סכום [סכום] כולל מע"מ, עבור מחלקת [מחלקה]. לאישור השב 'מאשר', לדחייה השב 'דוחה' ונמק. הבקשה ממתינה מאז [תאריך בקשה]."
-
העבר את מתג Scheduling למצב ON. מרגע זה כל שורה חדשה בגיליון שולחת אוטומטית מייל למאשר.
-
תרחיש ב' — תזכורת יומית לבקשות תקועות: צור תרחיש שני: מודול Google Sheets → Search Rows על אותו גיליון, עם פילטר: העמודה "סטטוס" Equal to
ממתין. הוסף מודול Gmail → Send an Email אל המאשר עם הנוסח: "תזכורת: בקשת אישור הזמנה [מספר בקשה] בסך [סכום] ממתינה לאישורך מאז [תאריך בקשה]. נא להשיב מאשר/דוחה." -
לחץ על סמל השעון שעל המודול הראשון בתרחיש ב' → Every day בשעה 09:00 → מתג Scheduling ל-ON.
-
בדיקה: הוסף שורת בקשה פיקטיבית עם המייל של עצמך כמאשר → ודא שהגיע מייל הבקשה (תרחיש א'), ולמחרת (או בלחיצת Run once על תרחיש ב') — מייל התזכורת. אחר כך מחק את שורת הניסיון.
-
סימן הצלחה: כל בקשה חדשה יוצרת מייל אישור אוטומטי, ובקשות תקועות מקבלות תזכורת יומית עד שהסטטוס משתנה — בלי אף מייל "מזכיר בעדינות" ידני שלך.
נתקעת?
- תרחיש א' לא מזהה שורות? Watch Rows מזהה רק שורות שנוספו אחרי הפעלת התרחיש — שורות ישנות לא יישלחו. הוסף שורת ניסיון חדשה לבדיקה.
- המאשר עונה אבל התזכורות ממשיכות? זכור לעדכן ידנית את עמודת הסטטוס ל"אושר"/"נדחה" — התרחיש מסתמך עליה.
- שני התרחישים חייבים להיות עם מתג Scheduling במצב ON — בדוק את שניהם ברשימת התרחישים.
- בועה אדומה על מודול Gmail? לרוב כתובת מייל לא תקינה בעמודת "מייל המאשר" — תקן בגיליון.
מה נשאר אצלכם: ההחלטה של המאשר עצמו (אישור/דחייה), ועדכון עמודת הסטטוס בגיליון כשמתקבלת תשובה.
משתמשים במנגנון תרחיש Make? כך הוא עובד, בקצרה