תזכורות סיום חוזה — 90 יום מראש
תזכורות סיום חוזה — 90 יום מראש — פתרון Claude לניהול נכסים והשכרה שמטפל בכאב "חוזים, נספחים וחידושים", באמצעות תרחיש Make/n8n. ההקמה אורכת כ-30–45 דקות ב-7 שלבים מפורטים, בלי לתכנת. תרחיש מתוזמן סורק את גיליון החוזים כל בוקר ומתריע 90 ו-60 יום לפני סיום — אף חוזה לא מסתיים "בהפתעה", והמשא ומתן על החידוש מתחיל כשיש עוד זמן לתמרן.
עודכן:
המדריך המלא כטקסט רציף
למה הפתרון הזה: תרחיש מתוזמן סורק את גיליון החוזים כל בוקר ומתריע 90 ו-60 יום לפני סיום — אף חוזה לא מסתיים "בהפתעה", והמשא ומתן על החידוש מתחיל כשיש עוד זמן לתמרן.
-
ודא שביצעת את ההכנה החד-פעמית של Make ומפתח ה-API (כמו בפתרון "קליטת פונים", שלבים 1–2).
-
הכן ב-Google Sheets גיליון "חוזים" עם העמודות: נכס, דייר, טלפון, תאריך סיום חוזה, שכ"ד נוכחי, הערות.
-
ב-Make צור תרחיש: Google Sheets → Search Rows על גיליון "חוזים" → Anthropic Claude → Create a Message (החיבורים כבר שמורים). Model: Sonnet; Max Tokens: 600. בשדה הפרומפט הדבק, שלב את שדות הגיליון ואת משתנה התאריך הנוכחי (מחלון השדות, לשונית פונקציות התאריך — משתנה now):
קיבלת שורת חוזה שכירות: נכס, דייר, תאריך סיום, שכ"ד, הערות. התאריך היום: [שלב כאן את התאריך הנוכחי]. אם נותרו בין 85 ל-95 ימים לסיום — כתוב "התראת 90 יום" + טיוטת הודעה לדייר: שאלה ידידותית אם בכוונתו להאריך. אם נותרו בין 55 ל-65 ימים — כתוב "התראת 60 יום" + תזכורת פנימית למנהל: לסגור חידוש או להתחיל פרסום. בכל מקרה אחר החזר רק "אין".
-
הוסף מודול Gmail → Send an Email אליך עם השדה Text בגוף המייל.
-
בדיקה: Run once — שנה זמנית תאריך של חוזה אחד ל-90 יום מהיום וודא שנוצרת התראה; החזר את התאריך.
-
הפעלה: סמל השעון על המודול הראשון → Every day at 08:00 → מתג Scheduling ל-ON.
-
סימן ההצלחה: על כל חוזה מתקבלות שתי התראות מסודרות מראש, ואפס חודשי שכירות ריקים בגלל הפתעה.
נתקעת?
- שגיאות 401/credit/תזמון? ראה "אם משהו לא עובד" בפתרון "קליטת פונים".
- התראות לא נוצרות? ודא שעמודת תאריך הסיום בפורמט תאריך אחיד בכל השורות (לא טקסט חופשי).
מה נשאר אצלכם: שיחת החידוש עצמה, ההחלטה על תנאים, ועדכון הגיליון אחרי כל חתימה.
מדריכים קשורים
משתמשים במנגנון תרחיש Make? כך הוא עובד, בקצרה