סדר במסמכים — Cowork שממפה חוזים, ביטוחים ואישורים

1. התקנה חד-פעמית של אפליקציית Claude למחשב: גלוש אל claude.ai/download והורד את אפליקציית Claude למחשב (Windows או Mac). התקן כמו כל תוכנה (הפעל את הקובץ שהורד → Next → Install). פתח את האפליקציה והתחבר עם אותו חשבון claude.ai (נדרש מנוי Pro או Max).

2. הכן תיקייה אחת במחשב, למשל C:\עבודה\מסמכי-קבלנים, והעבר אליה את כל מה שיש: פוליסות ביטוח של קבלני משנה, אישורי עבודה בגובה, חוזים חתומים — גם קבצים ששמורים בוואטסאפ/מייל (שמור אותם לתיקייה; זו העבודה הידנית היחידה).

3. באפליקציה בחר במצב Cowork (לשונית/כפתור במסך הראשי) ובחר את התיקייה C:\עבודה\מסמכי-קבלנים. לחץ Allow כשמתבקש אישור גישה.

4. הדבק בתיבת המשימה את הפרומפט הבא ושלח:

      בתיקייה הזו מסמכים של קבלן שיפוצים: פוליסות ביטוח של קבלני משנה (צד ג', חבות מעבידים), אישורי עבודה בגובה, וחוזים עם לקוחות. עבור על כל הקבצים ועשה:
      1. צור קובץ אקסל "מעקב מסמכים" עם גיליון לכל סוג: ביטוחים (קבלן משנה, סוג ביטוח, מבטח, תאריך תחילה, תאריך פקיעה, שם הקובץ), אישורי גובה (שם העובד, תאריך הנפקה, תאריך פקיעה, שם הקובץ), חוזים (לקוח, כתובת, תאריך חתימה, שם הקובץ).
      2. סדר את הקבצים בתיקיות משנה לפי סוג ולפי שם הקבלן/הלקוח.
      3. צור קובץ "חוסרים.md" שמפרט: אילו מסמכים פגי תוקף כבר עכשיו, אילו פגים ב-60 הימים הקרובים, ולאילו קבלני משנה חסר ביטוח בכלל. אם תאריך לא קריא בקובץ — כתוב "לא קריא, לבדוק ידנית" ואל תנחש.

5. Claude יעבוד לבד — אפשר לעקוב אחרי ההתקדמות על המסך, והוא ישאל אם ייתקע. התוצרים נשמרים לתוך התיקייה — פתח את "מעקב מסמכים" ואת "חוסרים.md" ובדוק.

6. בדיקה ראשונה (סימן ההצלחה המדיד): בחר 5 שורות אקראיות באקסל ופתח את קובצי המקור — ודא שתאריכי הפקיעה נכונים. אם כולם נכונים, יש לך תמונת מצב מלאה של החשיפה הביטוחית שלך — לרוב לראשונה.

7. הטריגר: ידני — מריצים סבב כזה אחרי כל גל מסמכים חדש (או פעם בחודש).

נתקעת?

• לא מוצא את מצב Cowork באפליקציה? ודא שהאפליקציה מעודכנת ושאתה במנוי Pro/Max; חפש לשונית/כפתור בשם Cowork במסך הראשי או כפתור בשם דומה.
• פוליסה סרוקה באיכות ירודה ותאריך לא חולץ? זה מסומן "לא קריא" — בקש מקבלן המשנה עותק דיגיטלי.
• האקסל חסר קבצים? ודא שכל הקבצים באמת בתיקייה שנבחרה (לא בתת-תיקייה אחרת או עדיין בוואטסאפ).