סבב עדכונים יזום לתיקים שקטים

1. ודא שביצעת את ההכנה החד-פעמית של Make ומפתח ה-API (פתרון "סורק בוקר לתיקים תקועים", שלבים 1–2).

2. הוסף לגיליון "תיקים" (מאותו פתרון) עמודה: עדכון אחרון ללקוח (תאריך). קבע נוהל: אחרי כל הודעה ללקוח מעדכנים את התא.

3. ב-Make צור תרחיש חדש: Google Sheets → Search Rows על גיליון "תיקים" → מודול Anthropic Claude → Create a Message (חיבורים קיימים). Model: Sonnet; Max Tokens: 500. בשדה הפרומפט הדבק, שלב את שדות הגיליון ואת משתנה התאריך הנוכחי:

      קיבלת שורת תיק: מספר תיק, ראשי תיבות, סוג תיק, שלב נוכחי, פעולה הבאה, עדכון אחרון ללקוח. התאריך היום: [שלב כאן את התאריך הנוכחי]. אם עברו יותר מ-45 יום מהעדכון האחרון ללקוח, נסח טיוטת הודעת עדכון קצרה בעברית פשוטה וחמה (עד 4 שורות): התיק בטיפול פעיל, באיזה שלב הוא נמצא ומה הצעד הבא — בלי הבטחות על סכומים או מועדי סיום, ובלי שם (פתח ב"שלום,"). הוסף בשורה הראשונה את מספר התיק וראשי התיבות לזיהוי פנימי. אחרת החזר רק את המילה "אין".

4. הוסף מודול Gmail → Send an Email אליך עם השדה Text בגוף המייל ונושא "סבב עדכוני לקוחות שבועי".

5. בדיקה: Run once — ודא שרק תיקים שעברו 45 יום מייצרים טיוטה, ושאין בהודעות שום הבטחת תוצאה.

6. הפעלה: סמל השעון → פעם בשבוע (למשל שלישי 08:00) → Scheduling ל-ON.

7. סימן ההצלחה המדיד: אפס תיקים שהלקוח לא שמע בהם כלום מעל 60 יום; ירידה בשיחות הנכנסות של "מה קורה".

נתקעת?

• כל התיקים מייצרים טיוטות? עמודת "עדכון אחרון ללקוח" לא מעודכנת — זה נוהל אנושי; מנו אחראי.
• הטיוטה כללית מדי לתיק רגיש? אל תשלח — תיקים רגישים (החמרה רפואית, דחיית תביעה) מקבלים טלפון אישי, לא הודעה.
• שגיאות 401/credit? ראה "אם משהו לא עובד" בפתרון "סורק בוקר לתיקים תקועים".