סורק בוקר לתיקים תקועים מול מל"ל ומבטחות

1. הכנה חד-פעמית א' — חשבון Make: גלוש אל make.com → לחץ Get started free → הירשם עם Google. התוכנית החינמית (1,000 פעולות בחודש) מספיקה.

2. הכנה חד-פעמית ב' — מפתח API של Anthropic: גלוש אל console.anthropic.com והירשם (אפשר עם Google). זהו חשבון נפרד מהמנוי של claude.ai — משלמים בו לפי שימוש. בתפריט בחר Billing (חיוב) → Add credits, הוסף אמצעי תשלום וטען $5 (יספיק לחודשים). אחר כך בתפריט בחר API Keys → Create Key → תן שם ("make") → Create → העתק מיד את המפתח (מחרוזת שמתחילה ב-sk-ant-) ושמור בצד — הוא מוצג פעם אחת בלבד.

3. גלוש אל sheets.google.com ולחץ + ליצירת גיליון חדש בשם "תיקים" עם העמודות: מספר תיק, ראשי תיבות, גורם מטפל (מל"ל/מבטחת/בית משפט), שלב נוכחי, פעולה הבאה, תאריך יעד, תאריך עדכון אחרון. פרטיות: מספר תיק וראשי תיבות בלבד — בלי שמות מלאים, בלי אבחנות ובלי פרטים רפואיים; ההצלבה לשם המלא נעשית רק במערכת המשרד.

4. ב-Make לחץ + Create a new scenario (למעלה מימין). מופיע עיגול גדול עם + באמצע המסך — לחץ עליו, ובחלון החיפוש חפש ובחר Google Sheets ואת הפעולה Search Rows (חיפוש שורות).

5. לחץ Create a connection → ייפתח חלון התחברות של Google → בחר את החשבון → לחץ Allow (פעם אחת בלבד; החיבור נשמר). בשדות המודול בחר מהרשימות את הקובץ "תיקים" ואת הגיליון.

6. רחף עם העכבר מימין לעיגול ולחץ Add another module (סמל +). חפש Anthropic Claude ובחר Create a Message (או פעולה בשם דומה). לחץ Create a connection → הדבק את המפתח sk-ant-... → Save.

7. בשדה Model בחר את מודל ה-Sonnet העדכני; בשדה Max Tokens הקלד 1000. בשדה ה-Prompt הדבק את הפרומפט הבא, ושלב בו את שדות הגיליון: לחץ בתוך תיבת הטקסט במקום המתאים — נפתח חלון עם רשימת שדות צבעוניים — לחץ על כל שדה כדי להכניסו. בלשונית פונקציות התאריך שבאותו חלון הכנס את משתנה התאריך הנוכחי (now או בשם דומה) לשורת "התאריך היום":

      קיבלת שורת תיק ממשרד עורכי דין נזיקין: מספר תיק, ראשי תיבות, גורם מטפל (המוסד לביטוח לאומי / חברת ביטוח / בית משפט), שלב נוכחי, פעולה הבאה, תאריך יעד, תאריך עדכון אחרון. התאריך היום: [שלב כאן את התאריך הנוכחי]. אם תאריך היעד חל בעוד 14 יום או פחות, או שעברו יותר מ-30 יום מהעדכון האחרון — כתוב שורת התרעה אחת בעברית: מספר התיק, מה תקוע או מתקרב, ומה הפעולה המתבקשת. אחרת החזר רק את המילה "אין".

8. הוסף מודול שלישי: Gmail → Send an Email אל הכתובת שלך, ובגוף המייל שלב את השדה Text (התשובה של Claude). כך כל בוקר מגיע מייל אחד עם התיקים שדורשים תשומת לב.

9. בדיקה: לחץ Run once (למטה משמאל) ועקוב אחרי הבועות מעל המודולים — בועה עם מספר = המודול רץ; לחיצה עליה מציגה מה נכנס ומה יצא. ודא שתיק "רדום" (עדכון אחרון לפני 40 יום) מייצר התרעה ותיק טרי מחזיר "אין".

10. הפעלה קבועה: לחץ על סמל השעון שעל המודול הראשון והגדר Every day at 08:00. העבר את מתג Scheduling (למטה משמאל) למצב ON.

11. סימן ההצלחה המדיד: אפס תיקים שלא עודכנו מעל 30 יום אחרי חודש הפיילוט — כל תיק רדום צף במייל הבוקר.

נתקעת?

• מודול Claude מחזיר שגיאה 401? המפתח שגוי או לא הודבק במלואו — צור מפתח חדש והדבק שוב.
• שגיאת credit/balance? נגמר האשראי — console.anthropic.com → Billing → הוסף.
• התרעות שגויות (תיק טרי מסומן כתקוע)? ודא שעמודות התאריכים בפורמט תאריך אחיד ושמשתנה התאריך הנוכחי אכן שולב בפרומפט.
• התרחיש לא רץ לבד? ודא שמתג Scheduling במצב ON (ירוק) ושהתזמון מוגדר על המודול הראשון.