תרחיש Make/n8n לסיווג חשבוניות נכנסות לסעיפי תקציב

1. ההכנות החד-פעמיות (חשבון Make + מפתח API של Anthropic) כבר בוצעו בפתרון "משיכה אוטומטית של מאזן בוחן" — אם לא, בצעו אותן שם קודם.

2. הכינו גיליון Google Sheets בשם "מעקב הוצאות" עם העמודות: תאריך, ספק, סכום כולל מע"מ, סעיף תקציבי, הערה, סטטוס אישור.

3. ב-Make צרו תרחיש חדש (+ Create a new scenario): מודול ראשון Gmail → Watch Emails על תיבת/תווית החשבוניות (החיבור לגוגל כבר קיים — בחרו אותו).

4. הוסיפו מודול Anthropic Claude → Create a Message (החיבור עם מפתח ה-sk-ant- כבר קיים). Model: Sonnet העדכני; Max Tokens: 2000. בשדה ההודעה הדביקו מילה-במילה, ואז לחצו בתוך התיבה ושלבו בסופה את השדה הצבעוני של תוכן המייל/הקובץ: "קבל טקסט של חשבונית ספק. חלץ והחזר JSON בלבד, ללא שום טקסט נוסף לפניו או אחריו, במבנה: {"ספק": "", "סכום_כולל_מעמ": 0, "תאריך": "", "סעיף_תקציבי": "", "הערה": ""}. את הסעיף בחר מתוך הרשימה הבאה בלבד: שיווק, תוכנה, קבלני משנה, כנסים, ציוד משרדי, אחר. אם אינך בטוח, החזר 'אחר' וכתוב את הסיבה בשדה הערה. אל תמציא סכום — אם לא נמצא סכום ברור, החזר null."

5. הוסיפו מודול JSON → Parse JSON (או מודול בשם דומה לפירוק JSON): מפו אליו את השדה Text של מודול Claude. הריצו Run once פעם אחת עם מייל חשבונית לדוגמה כדי ש-Make ילמד את מבנה השדות.

6. הוסיפו מודול Google Sheets → Add a Row על גיליון "מעקב הוצאות", ומפו כל שדה מפורק (ספק, סכום, תאריך, סעיף, הערה) לעמודה המתאימה. בעמודת סטטוס האישור הקלידו טקסט קבוע: "ממתין".

7. בדיקה: שלחו לעצמכם מייל עם חשבונית אמיתית → Run once → ודאו ששורה חדשה נוספה לגיליון עם הסיווג הנכון.

8. הפעלה קבועה: העבירו את מתג Scheduling (למטה משמאל) למצב ON.

9. סימן הצלחה: כל חשבונית חדשה מופיעה אוטומטית בגיליון עם סעיף מוצע וסכום, מוכנה לאישור — ובמבט שבועי אחד על הגיליון רואים לאן החודש "בורח".

נתקעת?

• מודול ה-JSON נכשל? כנראה Claude הוסיף טקסט מסביב — ודאו שהפרומפט כולל "החזר JSON בלבד, ללא שום טקסט נוסף", ולחצו על הבועה של מודול Claude לראות מה בדיוק הוחזר.
• חשבוניות PDF סרוקות לא מפוענחות טוב? הן יסומנו 'אחר' עם הערה — אלה השורות שבודקים ידנית. עודדו ספקים לשלוח חשבונית דיגיטלית.
• שגיאה 401 / credit במודול Claude — מפתח שגוי או אשראי שנגמר (ראו פתרון המאזן).
• רשימת הסעיפים שלכם שונה? ערכו את הרשימה בפרומפט — היא חייבת להיות זהה לשמות הסעיפים בגיליון.