Claude Project למענה על "כמה נשאר בסעיף" וזיהוי חריגות

1. צרו Project חדש בשם יתרות תקציב (אותם שלבים כמו בפתרון "מיפוי חשבונות", שלבים 1–3), והעלו ל-Project knowledge את גיליון מעקב ההוצאות העדכני (סעיף, תקציב חודשי/שנתי, נוצל עד כה) — מייצאים מ-Google Sheets כקובץ Excel ומעלים.

2. לחצו Set project instructions, הדביקו מילה-במילה ולחצו Save: "כשאשאל על סעיף תקציבי, החזר: תקציב הסעיף, כמה נוצל, כמה נותר, ואחוז ניצול. אם הניצול מעל 85%, הוסף התרעה 'קרוב לחריגה'. אם מעל 100%, הוסף 'חריגה'. הסתמך רק על הנתונים שבידע הפרויקט; אם הסעיף לא קיים, אמור זאת. ציין תמיד את תאריך העדכון של הקובץ שעליו אתה מסתמך. אל תמציא מספרים."

3. שימוש (טריגר ידני): בכל פנייה של מנהל מחלקה — פותחים שיחה בפרויקט ושואלים בשפה חופשית ("כמה נשאר בכנסים?").

4. תחזוקה קריטית: אחרי כל עדכון של גיליון המעקב — מחקו מה-Knowledge את הקובץ הישן והעלו את החדש (רצוי אחת לשבוע, מיד אחרי שהתרחיש מהפתרון הקודם מילא שורות חדשות).

5. סימן הצלחה: תשובה תוך שניות עם יתרה, אחוז ניצול והתרעה במידת הצורך — במקום פתיחת הקובץ וסינון ידני בכל פנייה.

נתקעת?

• Claude עונה על סמך קובץ ישן? זה הסיכון המרכזי — לכן ההוראה לציין תאריך עדכון. אם התאריך ישן, עדכנו את הקובץ ב-Knowledge לפני שעונים למנהל.
• Claude לא מוצא סעיף שקיים? בדקו ששם הסעיף בשאלה זהה לשם בגיליון, או שאלו "אילו סעיפים יש בקובץ?".
• סכומים לא מסתדרים? ודאו שבקובץ שהועלה אין לשוניות טיוטה ישנות שמבלבלות.