מנהל מעקב תביעות אוטומטי

1. הכנה חד-פעמית א' — חשבון Make: גלוש אל make.com → Get started free → הירשם עם Google. התוכנית החינמית (1,000 פעולות בחודש) מספיקה.

2. הכנה חד-פעמית ב' — מפתח API של Anthropic (ה"דלק" שמאפשר ל-Make להפעיל את Claude): גלוש אל console.anthropic.com והירשם (אפשר עם Google). זהו חשבון נפרד מהמנוי של claude.ai — משלמים בו לפי שימוש. בתפריט בחר Billing (חיוב) → Add credits, הוסף אמצעי תשלום וטען $5 (יספיק לחודשים). אחר כך בתפריט בחר API Keys → Create Key → תן שם ("make") → Create → העתק מיד את המפתח (מחרוזת שמתחילה ב-sk-ant-) ושמור בצד — הוא מוצג פעם אחת בלבד.

3. הכן ב-Google Sheets גיליון בשם "תביעות" עם העמודות: לקוח, מבטח, תאריך פתיחה, סטטוס, תאריך עדכון אחרון.

4. ב-Make לחץ + Create a new scenario (למעלה מימין). מופיע עיגול גדול עם + באמצע המסך — לחץ עליו, ובחלון החיפוש חפש ובחר Google Sheets ואת הפעולה Search Rows (חיפוש שורות).

5. לחץ Create a connection → ייפתח חלון התחברות של Google → בחר את החשבון → לחץ Allow (פעם אחת בלבד; החיבור נשמר). בשדות המודול בחר מהרשימות את הקובץ (Spreadsheet) "תביעות" ואת הגיליון (Sheet).

6. רחף עם העכבר מימין לעיגול ולחץ Add another module (סמל +). חפש Anthropic Claude ובחר Create a Message (או פעולה בשם דומה). לחץ Create a connection → הדבק את המפתח sk-ant-... → Save.

7. בשדה Model בחר את מודל ה-Sonnet העדכני; בשדה Max Tokens הקלד 1000. בשדה ה-Prompt הדבק את הפרומפט הבא, ושלב בו את שדות הגיליון: לחץ בתוך תיבת הטקסט במקום המתאים — נפתח חלון עם רשימת שדות צבעוניים (לקוח, מבטח, תאריכים...) — לחץ על כל שדה כדי להכניסו. בחלון השדות יש גם לשונית פונקציות תאריך — הכנס ממנה את משתנה התאריך הנוכחי (now, או בשם דומה) לשורת "התאריך היום":

      קיבלת שורת תביעה עם: שם לקוח, מבטח, תאריך פתיחה, סטטוס, תאריך עדכון אחרון. התאריך היום: [שלב כאן את התאריך הנוכחי]. אם עברו יותר מ-7 ימים מהעדכון האחרון, נסח בעברית: (1) תזכורת פנימית קצרה לסוכן מה לבדוק מול המבטח; (2) הודעת עדכון קצרה וידידותית ללקוח שהתביעה בטיפול. אם עברו פחות מ-7 ימים, החזר רק את המילה "אין".

8. הוסף מודול שלישי: Gmail → Send an Email אל הכתובת שלך, ובגוף המייל שלב את השדה Text (התשובה של Claude). כך כל בוקר מגיע אליך מייל אחד עם התזכורות.

9. בדיקה: לחץ Run once (למטה משמאל) ועקוב אחרי הבועות מעל המודולים — בועה עם מספר = המודול רץ; לחיצה עליה מציגה מה נכנס ומה יצא. ודא שתביעה "ישנה" מייצרת תזכורת ותביעה טרייה מחזירה "אין".

10. הפעלה קבועה: לחץ על סמל השעון שעל המודול הראשון והגדר Every day at 08:00. העבר את מתג Scheduling (למטה משמאל) למצב ON.

11. סימן ההצלחה: כל בוקר מתקבלות טיוטות תזכורת/עדכון רק לתביעות התקועות, ואין רעש על תביעות טריות.

נתקעת?

• מודול Claude מחזיר שגיאה 401? המפתח שגוי או לא הודבק במלואו — צור מפתח חדש והדבק שוב.
• שגיאת credit/balance? נגמר האשראי — console.anthropic.com → Billing → הוסף.
• התרחיש לא רץ לבד? ודא שמתג Scheduling במצב ON (ירוק) ושהתזמון מוגדר על המודול הראשון.
• התזכורות שגויות (תביעה טרייה מסומנת כתקועה)? בדוק שעמודת "תאריך עדכון אחרון" בגיליון בפורמט תאריך אחיד, ושמשתנה התאריך הנוכחי אכן שולב בפרומפט.