מרכז חוזים עם התראות תפוגה מתוזמנות

1. גלוש אל make.com → לחץ Get started free → הירשם עם Google. התוכנית החינמית (1,000 פעולות בחודש) מספיקה להתחלה.

   הכנה חד-פעמית ב' — מפתח API של Anthropic (נדרש רק אם תרצה להוסיף לתרחיש מודול Claude, כמו בשלב 9 האופציונלי; מומלץ לבצע כבר עכשיו כי גם פתרונות Make אחרים בקובץ ישתמשו בו):

2. גלוש אל console.anthropic.com → הירשם (אפשר עם Google). זה חשבון נפרד מהמנוי של claude.ai — הוא משלם לפי שימוש בפועל.

3. בתפריט בחר Billing (חיוב) → Add credits / הוסף אמצעי תשלום וטען $5 (יספיק לחודשים של תרחישים קלים).

4. בתפריט בחר API Keys → לחץ Create Key → תן שם (למשל "make") → לחץ Create → העתק מיד את המפתח (מחרוזת שמתחילה ב-sk-ant-) ושמור אותו בצד — הוא מוצג פעם אחת בלבד.

   הכנת הגיליון:

5. ב-Google Sheets צור גיליון חדש בשם "חוזים והתקשרויות" עם העמודות: שם ספק, סוג חוזה, תאריך התחלה, תאריך תפוגה, ימי הודעה מוקדמת, סכום שנתי, איש קשר, קישור לחוזה, סטטוס טיפול, לשלוח התראה?

6. בעמודה "לשלוח התראה?" (עמודה J, בשורה 2) הדבק את הנוסחה: =IF(AND(D2<>"", D2-E2<=TODAY(), I2<>"טופל"), "כן", "לא") וגרור אותה מטה לכל השורות. הנוסחה מסמנת "כן" ברגע שנכנסנו לחלון ההודעה המוקדמת של החוזה והוא עדיין לא טופל. (אם סדר העמודות אצלך שונה — התאם את אותיות העמודות בנוסחה.)

7. מלא את פרטי החוזים הקיימים — שורה לכל חוזה. את תאריך התפוגה וימי ההודעה המוקדמת אפשר לחלץ מהחוזה בעזרת הפתרון הבא ("מחלץ סעיפי מפתח מחוזה").

בניית התרחיש:

1. ב-Make לחץ + Create a new scenario (למעלה מימין).

2. מופיע עיגול גדול עם + באמצע המסך — לחץ עליו. נפתח חלון חיפוש אפליקציות. חפש ובחר Google Sheets, ובחר בפעולה Search Rows (חיפוש שורות).

3. לחץ Create a connection → ייפתח חלון התחברות של Google → בחר את החשבון → לחץ Allow (פעם אחת בלבד; החיבור נשמר לכל התרחישים הבאים).

4. בשדות המודול: בחר את הקובץ "חוזים והתקשרויות" (Spreadsheet) ואת הגיליון (Sheet) מהרשימות הנפתחות. באזור הסינון של המודול (Filter) הגדר תנאי: העמודה "לשלוח התראה?" Equal to (שווה ל) הערך כן.

5. רחף עם העכבר מימין לעיגול הראשון ולחץ Add another module (הסמל +). חפש Gmail ובחר Send an Email (שליחת מייל). לחץ Create a connection → התחבר לחשבון → Allow.

6. בשדה To הקלד את כתובת המייל שלך. בשדה Subject כתוב: "התראת חוזה: " ואז לחץ בתוך התיבה — נפתח חלון עם רשימת שדות צבעוניים מהגיליון — לחץ על השדה שם ספק כדי להכניסו לנושא.

7. בשדה גוף המייל הדבק את הנוסח הבא, וכל מקום שבו מופיעות סוגריים מרובעים — מחק אותן ולחץ במקומן על השדה הצבעוני המתאים מהחלון: "התראת חוזה: ההתקשרות עם [שם ספק] מסוג [סוג חוזה] פגה בתאריך [תאריך תפוגה]. יש להחליט על חידוש/יציאה לפני תום תקופת ההודעה המוקדמת ([ימי הודעה מוקדמת] ימים). סכום שנתי: [סכום שנתי]. איש קשר: [איש קשר]. קישור לחוזה: [קישור לחוזה]."

8. בדיקה: בחר בגיליון חוזה אחד ושנה זמנית את תאריך התפוגה שלו כך שעמודת "לשלוח התראה?" תציג "כן". ב-Make לחץ Run once (הרצה חד-פעמית, למטה משמאל) → בדוק שהגיע אליך מייל תקין → החזר את התאריך המקורי. מעל כל מודול שרץ מופיעה בועה עם מספר; לחיצה עליה מציגה בדיוק מה נכנס ומה יצא.

9. אופציונלי — טיוטת מייל מו"מ אוטומטית: הוסף בין המודולים מודול Anthropic Claude → Create a Message (או פעולה בשם דומה ליצירת הודעה). לחץ Create a connection → הדבק את מפתח ה-sk-ant- מההכנה החד-פעמית → Save. בשדה Model בחר את מודל ה-Sonnet העדכני, ב-Max Tokens הקלד 2000, ובשדה ההודעה הדבק: "כתוב טיוטת מייל קצרה בעברית לספק [שם ספק] לקראת תום חוזה ה[סוג חוזה] בתאריך [תאריך תפוגה]. בקש הצעת חידוש מפורטת, ציין בנימוס שאנחנו בוחנים גם חלופות, ובקש תשובה תוך שבוע. טון מקצועי ואדיב." (שלב את השדות הצבעוניים במקומות המתאימים.) במודול ה-Gmail מפה את השדה Text של Claude אל גוף המייל — כך תקבל בהתראה גם טיוטה מוכנה לשליחה לספק.

10. הפעלה קבועה: לחץ על סמל השעון שעל המודול הראשון והגדר Every day בשעה 08:00. לבסוף העבר את מתג Scheduling (למטה משמאל) למצב ON. מרגע זה התרחיש רץ לבד בענן כל בוקר.

11. סימן הצלחה: כשחוזה נכנס לחלון ההתראה, מגיע אליך מייל אוטומטי עם שם הספק, התאריך והסכום — בלי שנגעת בגיליון. אחרי שטיפלת בחוזה, כתוב "טופל" בעמודת "סטטוס טיפול" כדי להפסיק את ההתראות עליו.

נתקעת?

• לא מגיע מייל למרות ש"לשלוח התראה?" מציג "כן"? ודא שמתג Scheduling במצב ON (ירוק), שהתזמון מוגדר על המודול הראשון, ושהפילטר במודול Search Rows מציין בדיוק את הערך כן.
• בועה אדומה על מודול = שגיאה; לחץ עליה לקריאת הפירוט ותקן את השדה שמסומן.
• הנוסחה בגיליון מציגה שגיאה? ודא שעמודות התאריך מוגדרות כתאריך (ולא כטקסט) ושמספרי הימים בעמודת ההודעה המוקדמת הם מספרים בלבד.
• מודול Claude מחזיר שגיאה 401? המפתח שגוי או לא הודבק במלואו — צור מפתח חדש ב-console.anthropic.com והדבק שוב. שגיאת credit/balance = נגמר האשראי → Billing → הוסף.