תרחיש Make שאוסף עדכונים מטופס וממלא את דוח הסטטוס

הכנה חד-פעמית א' — חשבון Make:

1. גלשו אל make.com → Get started free → הירשמו עם Google. התוכנית החינמית (1,000 פעולות בחודש) מספיקה להתחלה. הכנה חד-פעמית ב' — מפתח API של Anthropic (ה"דלק" של מודול Claude ב-Make):

2. גלשו אל console.anthropic.com → הירשמו (אפשר עם Google). זהו חשבון נפרד מהמנוי של claude.ai — משלם לפי שימוש בפועל.

3. בתפריט בחרו Billing (חיוב) → Add credits / הוסיפו אמצעי תשלום וטענו $5 (יספיק לחודשים של תרחישים קלים).

4. בתפריט בחרו API Keys → Create Key → תנו שם (למשל "make") → Create → העתיקו מיד את המפתח (מחרוזת שמתחילה ב-sk-ant-) ושמרו בצד — הוא מוצג פעם אחת בלבד.

בניית הטופס והתרחיש:

1. גלשו אל forms.google.com → Blank (טופס ריק). קראו לו "עדכון סטטוס שבועי" והוסיפו שדות: שם, פרויקט, משימה, סטטוס (בחירה: בוצע/בתהליך/תקוע), אחוז התקדמות, חסמים. את קישור הטופס (Send → סמל קישור) שלחו לצוות עם בקשה למלא עד יום קבוע.

2. ב-Make לחצו + Create a new scenario (למעלה מימין). מופיע עיגול גדול עם + באמצע המסך — לחצו עליו, חפשו Google Forms ובחרו Watch Responses (זיהוי תשובות חדשות). לחצו Create a connection → חלון התחברות של Google → בחרו חשבון → Allow. בחרו את הטופס מהרשימה.

3. רחפו מימין לעיגול ולחצו Add another module (סמל +). חפשו Anthropic Claude ובחרו Create a Message. לחצו Create a connection → הדביקו את המפתח sk-ant-... → Save. בשדה Model בחרו את מודל ה-Sonnet העדכני; ב-Max Tokens הקלידו 1000.

4. בשדה ה-Prompt/Message הדביקו מילה-במילה, ואחרי המילים "מטופס:" לחצו בתוך התיבה והכניסו מהחלון שנפתח את השדות הצבעוניים של תשובת הטופס (שם, פרויקט, משימה, סטטוס, אחוז, חסמים):

      קיבלת תשובת עדכון סטטוס בודדת מטופס. הפוך אותה לשורת סטטוס תמציתית בעברית בפורמט: אחראי - משימה - סטטוס - אחוז - חסם עיקרי. אם דווח חסם או סיכון לדדליין, הוסף בתחילת השורה את הסימן [שים לב]. אל תוסיף מידע שלא נמסר.

5. הוסיפו מודול שלישי Gmail → Send an Email אל הכתובת שלכם: בנושא "עדכון סטטוס - " + שדה הפרויקט, ובגוף — השדה Text (תשובת Claude) מהמודול הקודם. (חלופה חסכונית: Google Sheets → Add a Row שמרכז את כל השורות בגיליון אחד במקום מייל לכל עדכון.)

6. בדיקה: לחצו Run once (למטה משמאל) → מלאו את הטופס בעצמכם → עקבו אחרי הבועות מעל המודולים (בועה עם מספר = רץ; לחיצה מציגה מה נכנס ומה יצא) → ודאו שהגיע מייל עם שורת סטטוס.

7. הפעלה קבועה: העבירו את מתג Scheduling (למטה משמאל) למצב ON.

8. סימן ה"סיימנו": כל אחראי שמילא את הטופס יוצר אוטומטית שורת סטטוס אצלכם, והשורות עם [שים לב] בולטות לטיפול. את הריכוז השבועי מדביקים לפרויקט "סטטוס שבועי" מהפתרון הקודם לקבלת טבלה אחת.

נתקעת?

• מודול Claude מחזיר שגיאה 401 — המפתח שגוי/לא הודבק במלואו. צרו מפתח חדש והדביקו שוב.
• שגיאת credit/balance — נגמר האשראי: console.anthropic.com → Billing → הוסיפו.
• התרחיש לא קולט תשובות — ודאו שמתג Scheduling במצב ON (ירוק) ושבחרתם את הטופס הנכון במודול הראשון.
• בועה אדומה על מודול = שגיאה; לחצו עליה לקריאת הפירוט ותקנו את השדה המסומן.
• אנשים לא ממלאים את הטופס? זו בעיית תהליך, לא טכנולוגיה — קבעו "עד יום ד' 12:00" ותנו לתרחיש תזכורת (מודול Gmail מתוזמן) יום קודם.