מאגר ספקים חכם ב-Claude Project

1. פתח דפדפן וגלוש אל claude.ai. אם אין לך חשבון — לחץ Sign up (הרשמה), בחר Continue with Google והתחבר עם חשבון הגוגל שלך. אם יש — לחץ Log in. אחרי ההתחברות רואים מסך צ'אט עם תיבת הקלדה במרכז.

2. בסרגל הצד השמאלי לחץ על Projects (פרויקטים). אם הסרגל מכווץ — לחץ על סמל שלושת הקווים למעלה משמאל כדי לפתוח אותו.

3. לחץ על + New project (למעלה מימין), הקלד את השם ספקי שירות ותחזוקה ולחץ Create project. נפתח מסך הפרויקט — תיבת צ'אט ולצידה אזור בשם Project knowledge (ידע הפרויקט).

4. באזור Project knowledge לחץ על סמל + (או Add content) → Upload from device, והעלה מהמחשב את החוזים, הצעות המחיר וכל מסמך ספק שיש לך (PDF/וורד). בנוסף, הכן והעלה טבלת Excel אחת עם העמודות: שם ספק, תחום, איש קשר, טלפון, תדירות תחזוקה, תאריך טיפול אחרון, תאריך חידוש חוזה. כל קובץ שעולה מופיע ברשימה.

5. באותו אזור לחץ על Set project instructions (הגדרת הנחיות קבועות; לפעמים מופיע כ-Instructions עם סמל עיפרון). בתיבת הטקסט שנפתחת הדבק מילה-במילה ולחץ Save: "אתה מנהל ידע הספקים של המשרד. כשאני מתאר תקלה או שואל שאלה, החזר לי: (1) שם הספק הרלוונטי ותחום האחריות, (2) איש קשר וטלפון, (3) מה מכסה החוזה/האחריות ומה לא, (4) מתי בוצע טיפול אחרון ומתי מועד החידוש הבא. אם המידע חסר בקבצים, אמור זאת מפורשות ואל תמציא. ענה קצר ובעברית."

6. שימוש (טריגר ידני): בכל תקלה או שאלת ספק — נכנסים ל-claude.ai → Projects → "ספקי שירות ותחזוקה" → שיחה חדשה → מתארים את הבעיה בשפה חופשית ("המזגן בקומה 2 מטפטף — מי הספק ומה האחריות?").

7. בדיקה ראשונה וסימן הצלחה: שאל על תקלה שקרתה בעבר ואתה יודע את התשובה עליה. סימן הצלחה: תוך פחות מדקה מתקבלים איש הקשר הנכון ותנאי האחריות, בלי לחפש במיילים. אם התשובה חלקית — ודא שהחוזה הרלוונטי הועלה, וחדד את ההנחיות במידת הצורך.

נתקעת?

• לא רואה "Projects" בסרגל? ודא שאתה מחובר (סמל עיגול עם אות למטה משמאל) ורענן את הדף.
• קובץ לא עולה ל-Knowledge? בדוק שהוא קטן מ~30MB ושאינו מוגן בסיסמה.
• Claude "מתעלם" מחוזה שקיים? כתוב במפורש: "בדוק בקובץ החוזה של ספק X שבידע הפרויקט".
• התשובות כלליות מדי? ודא שטבלת הספקים מלאה — Claude טוב בדיוק כמו הקבצים שנתת לו.