תזכורת שבועית שמרכזת מי מתקרב לדדליין
המדריך המלא כטקסט רציף
למה הפתרון הזה: אם רשימת המועדים כבר בגיליון Google Sheets, תרחיש Make יכול לסרוק אותה שבועית ולשלוח אליכם תקציר של מי קרוב להגשה — בלי לפתוח את הגיליון ידנית, וגם כשהמחשב כבוי (התרחיש רץ בענן).
-
אם עדיין לא ביצעתם את ההכנה החד-פעמית של Make (חשבון Make + מפתח API של Anthropic) — בצעו אותה לפי שלבים 1–4 בפתרון "אוטומציה שמנסחת תשובה לשאלה שנכנסת במייל". אם כבר ביצעתם — ממשיכים ישר.
-
ודאו שיש לכם גיליון Google Sheets עם עמודות: שם לקוח | סוג הגשה | תאריך יעד (תאריך בפורמט אחיד, למשל 15/08/2026).
-
ב-Make לחצו + Create a new scenario, לחצו על עיגול ה-+ הגדול, חפשו Google Sheets ובחרו Search Rows (חיפוש שורות). לחצו Create a connection → Allow (או בחרו חיבור קיים), ובחרו את קובץ המועדים ואת הגיליון מהרשימות הנפתחות.
-
הוסיפו מודול שני (רחפו מימין לעיגול → Add another module): Anthropic Claude → Create a Message. בחרו את החיבור הקיים (או הדביקו את מפתח ה-
sk-ant-), בחרו מודל Sonnet, Max Tokens 2000, והדביקו בשדה ההודעה את הפרומפט הבא — כשבמקום{{שורות הגיליון}}אתם לוחצים בתיבה ובוחרים מחלון השדות הצבעוניים את שדות המודול הקודם (שם לקוח, סוג הגשה, תאריך):"לפניך רשימת לקוחות ומועדי הגשה. מצא את כל הלקוחות שמועד ההגשה שלהם נופל ב-14 הימים הקרובים מהיום. החזר רשימה ממוינת לפי תאריך, בעברית, בפורמט: 'תאריך — שם לקוח — סוג הגשה'. אם אין אף לקוח קרוב, כתוב 'אין הגשות קרובות בשבועיים הקרובים'. אל תמציא לקוחות שאינם ברשימה. הנה הנתונים: {{שורות הגיליון}}"
-
הוסיפו מודול שלישי: Gmail → Send an Email אל הכתובת של עצמכם. בשדה הנושא כתבו "הגשות קרובות — סיכום שבועי", ובשדה הגוף שבצו את השדה Text ממודול Claude.
-
תזמון: לחצו על סמל השעון שעל המודול הראשון והגדירו Every week → יום ראשון → 08:00.
-
בדיקה: לחצו Run once → ודאו שהגיע אליכם מייל, שהתאריכים ברשימה באמת בטווח 14 יום, ושאף לקוח מהגיליון עם מועד קרוב לא חסר.
-
הפעלה קבועה: העבירו את מתג Scheduling (למטה משמאל) למצב ON.
-
הטריגר: מתוזמן — פעם בשבוע אוטומטית.
-
סימן ה"סיימנו": כל יום ראשון מגיע מייל עם רשימת ההגשות הקרובות, ממוינת לפי תאריך.
נתקעת?
- המייל לא מגיע ביום ראשון? ודאו שמתג Scheduling במצב ON ושהתזמון מוגדר על סמל השעון של המודול הראשון.
- Claude מפספס לקוחות או כולל רחוקים מדי? לרוב בעיית פורמט תאריכים — אחדו את כל התאריכים בגיליון לפורמט אחד, וציינו בפרומפט את תאריך היום (למשל בתחילת ההודעה: "היום 03/07/2026").
- שגיאת 401 או credit במודול Claude — ראו את סעיף התקלות בפתרון ה-Make הראשון (מפתח שגוי / נגמר האשראי).
- הגיליון גדל ורק חלק מהשורות מגיעות ל-Claude? במודול Search Rows הגדילו את שדה מספר השורות המקסימלי (Maximum number of returned rows).
מה נשאר אצלכם: תחזוקת הגיליון (הזנה ועדכון של מועדים), וההגשה עצמה. התרחיש מזכיר, לא מגיש.
משתמשים במנגנון תרחיש Make? כך הוא עובד, בקצרה