מעקב מסמכים חסרים ותזכורת אוטומטית

1. הכנה חד-פעמית א' — חשבון Make: גלוש אל make.com → Get started free → הירשם עם Google. התוכנית החינמית (1,000 פעולות בחודש) מספיקה.

2. הכנה חד-פעמית ב' — מפתח API של Anthropic (ה"דלק" שמאפשר ל-Make להפעיל את Claude): גלוש אל console.anthropic.com והירשם (אפשר עם Google). זהו חשבון נפרד מהמנוי של claude.ai — משלמים בו לפי שימוש. בתפריט בחר Billing (חיוב) → Add credits, הוסף אמצעי תשלום וטען $5 (יספיק לחודשים). אחר כך בתפריט בחר API Keys → Create Key → תן שם ("make") → Create → העתק מיד את המפתח (מחרוזת שמתחילה ב-sk-ant-) ושמור בצד — הוא מוצג פעם אחת בלבד.

3. הכן ב-Google Sheets גיליון בשם "מסמכים" עם העמודות: לקוח, סוג תיק, מסמכים חסרים, תאריך בקשה אחרונה.

4. ב-Make לחץ + Create a new scenario (למעלה מימין). מופיע עיגול גדול עם + באמצע המסך — לחץ עליו, ובחלון החיפוש חפש ובחר Google Sheets ואת הפעולה Search Rows (חיפוש שורות).

5. לחץ Create a connection → ייפתח חלון התחברות של Google → בחר את החשבון → לחץ Allow (פעם אחת בלבד; החיבור נשמר). בשדות המודול בחר את הקובץ "מסמכים" ואת הגיליון.

6. רחף עם העכבר מימין לעיגול ולחץ Add another module (סמל +). חפש Anthropic Claude ובחר Create a Message (או פעולה בשם דומה). לחץ Create a connection → הדבק את המפתח sk-ant-... → Save.

7. בשדה Model בחר את מודל ה-Sonnet העדכני; בשדה Max Tokens הקלד 800. בשדה ה-Prompt הדבק את הפרומפט הבא ושלב את שדות הגיליון: לחץ בתוך תיבת הטקסט במקום הרצוי — נפתח חלון עם רשימת שדות צבעוניים — לחץ על שדה כדי להכניסו. בלשונית פונקציות התאריך שבאותו חלון הכנס את משתנה התאריך הנוכחי (now) לשורת "התאריך היום":

      קיבלת שורת מעקב של יועץ משכנתאות: שם לקוח, סוג תיק, מסמכים שעדיין חסרים, תאריך הבקשה האחרונה. התאריך היום: [שלב כאן את התאריך הנוכחי]. אם עברו 3 ימים או יותר מהבקשה האחרונה ויש מסמכים חסרים, נסח תזכורת WhatsApp קצרה ואדיבה בעברית: הזכר בעדינות אילו מסמכים חסרים, וציין שבלעדיהם הבנק לא ממשיך בטיפול. עד 3 שורות, בלי לחץ ובלי איומים. אחרת החזר רק "אין".

8. הוסף מודול שלישי: Gmail → Send an Email אל הכתובת שלך, עם השדה Text (תשובת Claude) בגוף המייל — כל בוקר מגיע ריכוז טיוטות מוכנות להעתקה.

9. בדיקה: לחץ Run once (למטה משמאל) ועקוב אחרי הבועות מעל המודולים — ודא שנוצרות תזכורות רק לשורות שעברו 3 ימים עם מסמכים חסרים.

10. הפעלה קבועה: לחץ על סמל השעון שעל המודול הראשון והגדר Every day at 08:00. העבר את מתג Scheduling (למטה משמאל) למצב ON.

11. סימן ההצלחה: אף תיק לא תקוע בגלל מסמך שנשכח, והיועץ מפסיק להיות "הנודניק" — התזכורות יוצאות לבד.

נתקעת?

• מודול Claude מחזיר שגיאה 401? המפתח שגוי או לא הודבק במלואו — צור מפתח חדש והדבק שוב.
• שגיאת credit/balance? נגמר האשראי — console.anthropic.com → Billing → הוסף.
• לקוח שכבר שלח ממשיך לקבל תזכורות? קבע נוהל: כל מסמך שמתקבל מעדכנים מיד את השורה בגיליון.
• התרחיש לא רץ לבד? ודא שמתג Scheduling במצב ON (ירוק) ושהתזמון מוגדר על המודול הראשון.