מעקב ותזכורות אוטומטיות לטפסי 101

1. הכנה חד-פעמית א' — חשבון Make: גלוש אל make.com → Get started free → הירשם עם Google. התוכנית החינמית (1,000 פעולות בחודש) מספיקה.

2. הכנה חד-פעמית ב' — מפתח API של Anthropic (ה"דלק" שמאפשר ל-Make להפעיל את Claude; API = דרך שבה תוכנה אחת מדברת עם אחרת): גלוש אל console.anthropic.com והירשם (אפשר עם Google). זהו חשבון נפרד מהמנוי של claude.ai — משלמים בו לפי שימוש. בתפריט בחר Billing (חיוב) → Add credits, הוסף אמצעי תשלום וטען $5 (יספיק לחודשים). אחר כך בתפריט בחר API Keys → Create Key → תן שם ("make") → Create → העתק מיד את המפתח (מחרוזת שמתחילה ב-sk-ant-) ושמור בצד — הוא מוצג פעם אחת בלבד.

3. גלוש אל sheets.google.com והכן גיליון בשם "טפסי 101" עם העמודות: שם עובד, מחלקה, סטטוס (הוגש תקין / הוגש חסר / לא הוגש), מה חסר, תאריך תזכורת אחרונה. דגש פרטיות: בלי ת"ז ובלי נתוני שכר בגיליון; הגבל את השיתוף אליך בלבד.

4. ב-Make לחץ + Create a new scenario (למעלה מימין). מופיע עיגול גדול עם + באמצע המסך — לחץ עליו, ובחלון החיפוש חפש ובחר Google Sheets ואת הפעולה Search Rows (חיפוש שורות).

5. לחץ Create a connection → ייפתח חלון התחברות של Google → בחר את החשבון → לחץ Allow (פעם אחת בלבד; החיבור נשמר). בשדות המודול בחר מהרשימות את הקובץ (Spreadsheet) "טפסי 101" ואת הגיליון (Sheet).

6. רחף עם העכבר מימין לעיגול ולחץ Add another module (סמל +). חפש Anthropic Claude ובחר Create a Message (או פעולה בשם דומה). לחץ Create a connection → הדבק את המפתח sk-ant-... → Save.

7. בשדה Model בחר את מודל ה-Sonnet העדכני; בשדה Max Tokens הקלד 500. בשדה ה-Prompt הדבק את הפרומפט הבא, ושלב בו את שדות הגיליון: לחץ בתוך תיבת הטקסט במקום המתאים — נפתח חלון עם רשימת שדות צבעוניים (שם עובד, סטטוס...) — לחץ על כל שדה כדי להכניסו. בחלון השדות יש גם לשונית פונקציות תאריך — הכנס ממנה את משתנה התאריך הנוכחי (now, או בשם דומה) לשורת "התאריך היום":

      קיבלת שורת מעקב טופס 101: שם עובד, מחלקה, סטטוס, מה חסר, תאריך תזכורת אחרונה. התאריך היום: [שלב כאן את התאריך הנוכחי]. אם הסטטוס "לא הוגש" או "הוגש חסר" ועברו 4 ימים או יותר מהתזכורת האחרונה (או שאין תאריך) — נסח תזכורת קצרה ואדיבה בעברית לעובד: מה צריך להגיש או להשלים (לפי עמודת "מה חסר"), עד מתי, ולמה זה חשוב לו (בלי טופס תקין ינוכה מס מקסימלי). עד 4 שורות, בטון עוזר ולא נוזף. אחרת החזר רק את המילה "אין".

8. הוסף מודול שלישי: Gmail → Send an Email אל הכתובת שלך, ובגוף המייל שלב את השדה Text (התשובה של Claude) ואת שם העובד. כך כל בוקר מגיע אליך ריכוז טיוטות מוכנות להעתקה לוואטסאפ/מייל לעובד.

9. בדיקה: לחץ Run once (למטה משמאל) ועקוב אחרי הבועות מעל המודולים — בועה עם מספר = המודול רץ; לחיצה עליה מציגה מה נכנס ומה יצא. ודא ששורת "לא הוגש" מייצרת תזכורת ושורת "הוגש תקין" מחזירה "אין".

10. הפעלה קבועה (הטריגר: מתוזמן): לחץ על סמל השעון שעל המודול הראשון והגדר Every day at 08:00. העבר את מתג Scheduling (למטה משמאל) למצב ON. מפעילים בדצמבר–פברואר; בשאר השנה אפשר לכבות.

11. סימן ההצלחה המדיד: כל העובדים עם 101 תקין עד סוף ינואר בלי אף שיחת טלפון של רדיפה; זמן המעקב ירד מימים לרבע שעה ביום (עדכון סטטוסים + שליחת טיוטות).

נתקעת?

• מודול Claude מחזיר שגיאה 401? המפתח שגוי או לא הודבק במלואו — צור מפתח חדש והדבק שוב.
• שגיאת credit/balance? נגמר האשראי — console.anthropic.com → Billing → הוסף.
• התרחיש לא רץ לבד? ודא שמתג Scheduling במצב ON (ירוק) ושהתזמון מוגדר על המודול הראשון.
• עובד שהגיש ממשיך לקבל תזכורות? הגיליון לא עודכן — קבע נוהל: כל טופס שמתקבל, מעדכנים סטטוס באותו יום.